Lima tingkatan sistem kerja jarak jauh (KJJ/remote/WFH/KDR) di sebuah perusahaan

Gara2 wabah virus corona, sejak pertengahan Maret 2020, karyawan2 dan perusahaan2 kejeblos keadaan darurat dan mau nggak mau harus mulai menerapkan sistem Kerja Dari Rumah alias WFH.

Sekarang gimana? Udah pada terbiasa? Seru kan bisa karena kepepet? hehehe

Minggu lalu saya lihat artikel ini, kayaknya menarik utk dibahas. Baru hari ini sempat baca.

Saya coba cerna dan bagikan kelima tingkat tersebut dalam Bahasa Indonesia ya. Mungkin berguna utk mengevaluasi sistem KDR yang sekarang kamu lalui sebagai karyawan maupun pemilik usaha dan memutuskan ke depannya gimana. Apakah mau diperdalam, dan kalau memang harus dilanjutkan harus gimana?

Lima Tingkatan Kerja Remote di Sebuah Perusahaan

View at Medium.com

Menurut Matt Mullenweg (bos WordPress, full terdistribusi, 1000+ org), ada lima tingkatan yang dilalui perusahaan dalam menjalankan sistem kerja jarak jauh (remote/WFH/KDR):

Tingkat 1: denial / blm siap sama sekali.

Kerjaan2 yang bisa di-handle via telpon, email, zoom meeting 1-2x ya kelar. Tapi yg nggak bisa, harus ditunda. Kalo ternyata mesti PSBB dan physical distancing harus berlanjut sampai 2 bulan lebih, ya tewas.

Tingkat 2: n00b (newbie), icip2, cupu.

Udah install Slack, bisa pake Zoom, tapi masih berorientasi niru gaya kerja di kantor. di sini manajer masih kagok mikir gimana tau karyawannya kerja apa nggak, meeting rame tanpa mikir apakah semua org perlu ikut meeting, bentar2 nge-slack. masih harus online jam 9 – 17. blm bisa re-imagine dan mengubah flow kerja ke virtual, cuma pindah media aja.

Tingkat 3: mulai kreatif dan menggunakan alat2 kolaborasi.

Shared document, shared storage, paham cloud, icip2 asynchronous communication alias “nggak mesti ronda jagain Slack, cepet2 bales”, mulai mikirin kualitas meeting (mic, pencahayaan). nggak bentar2 meeting lagi, dikit2 mau ngomong apa harus telpon / vcall. mulai nyadar komunikasi via teks itu powerful dan penting utk dikuasai kalo kerjanya remote.

// nanti mau bikin post terpisah lagi ttg fungsi meeting (intention e.g. communicate sth, decide on sth, trus apa lagi wkt itu sempet nge-draft. cue: military precision)

Tingkat 4: nyaman dengan komunikasi asinkron

Cuma mesti “ronda” terbatas. misal ditentukan dan disepakati jam-jam yang harus sinkron. nggak ada namanya “telat balas” melainkan menerima kenyataan bahwa mayoritas hal2 nggak urgent2 amat.

Ini level yang nggak mudah dicapai karena harus ada level kepercayaan tertentu dari manajemen, disiplin tertentu dari karyawan, dan kemampuan komunikasi tertulis yang nggak shitty dari keduanya.

Keuntungannya apa? karyawan punya banyak waktu utk fokus tugas2 yang butuh konsentrasi / tidak reaktif. lebih efektif. kerjaan seharian sebenernya bisa dikerjakan dalam 3-4 jam saja kalo serius dan konsen. Simple aja: sekarang berapa jam per hari dihabiskan pekerja kantoran untuk mencapai kantor, merencanakan makan siang, ngobrol2, distraksi, buka socmed, dan ngopi2 cantik?

Mengenai longer response time == better decisions? entah, masih bisa diperdebatkan sih menurut saya.

Masing2 karyawan bisa merancang jam kerjanya masing2 sesuai dengan jadwal dan siklus biologis pribadi dimana dia bisa bekerja dengan paling efektif dan produktif. lagi2, tidak semua jenis pekerjaan dan jabatan bisa cocok pake sistem asinkron sih

Tingkat 5: perusahaan dirancang dengan roh remote.

Dari budaya, infrastruktur komunikasi, lingkungan fisik maupun konseptual si perusahaan maupun masing2 karyawan. blm terlalu kebayang contohnya seperti apa, tapi kayaknya ini harus full distributed dan melewati trial and error utk “dapet” nyawanya, sesuai keadaan perusahaan pada saat itu.

Trus sekarang gimana?

Nah gitu tadi itu kan kata Pak Matt Mullenweg. Kira-kira kamu sekarang di level yang mana? Gimana kalo mau “naik tingkat”? Perlukah naik tingkat? Atau bahkan, gimana caranya mulai menerapkan KDR kalo belum? Mulai dari mana?

Dari yang saya amati dan pelajari selama 5 tahun ngantor dan 8 tahun bekerja secara jarak jauh (termasuk sharing2 dari rekan2 di perusahaan lainnya), intinya kerja remote itu nggak ada templatenya. Nggak ada taktik yang bisa di-copy-paste ke perusahaan dan jabatan tertentu.

Kenapa? Karena ini urusan culture dan proses. Wajib trial and error. Harus mengkombinasikan tool dan taktik. Cocok2an.

Dan kita tau, faktor manusia pengaruh banget ke budaya. Jadi harus dicoba, dan evolusi terus tergantung ukuran, struktur, kualitas manusia, target, dan tingkat / tahap kedewasaan perusahaan pada saat itu.

Yang pasti, sekarang semua org lagi kena dampak keadaan abnormal, masa tak menentu, produktifitas pasti turun, banyak yang stress. Mengadopsi sistem WFH di luar masa krisis dibandingkan masuk ketika masa krisis / kepepet / tanpa persiapan matang ya pasti beda.

Jadi selain flatten the curve, saya rasa kita harus lower the expectation (pe-er utk bos2 dan manajemen nih, dan karyawan2 berdedikasi).

Gimana cara bisa WFH / KDR / Kerja Jarak Jauh (KJJ) lebih OK?

Masing-masing perusahaan dan jabatan butuh strategi / pendekatan yang beda2 dalam mengadopsi sistem KDR. Nggak ada satu resep / buku panduan yang generik.

Tapi pada prinsipnya, ada beberapa faktor yang mempengaruhi kesuksesan dalam menjalankan sistem KDR (dan “naik level”):

1. Kepercayaan. kalo manajemen nggak percaya dan/atau karyawan nggak bisa dipercaya, kalian nggak layak berada di posisi kalian masing2. berusahalah karena supervisi bukan solusi
2. Keahlian. mampukah kalian menghasilkan apa yang menjadi tanggungjawab kalian?
3. Kemampuan belajar dan beradaptasi. teknologi baru, cara kerja baru. kalo nggak mau beradaptasi, ya lebih cepat mati / tereliminasi.
4. Kemampuan komunikasi. tau nggak kapan pakai email kapan mesti nelpon kapan mesti video call, kapan mesti chatting? tau nggak gimana nulis email yang baik, menggunakan Slack, menyampaikan ide, memimpin rapat dan mengikuti yang baik?

Memang, nggak semua kerjaan bisa dibikin KDR dan yang KDR pun kadang nggak bisa full 100%, tapi seandainya lebih banyak pihak mau membuka pikiran untuk mencoba serius / niat belajar sistem kerja ini, banyak efisiensi dan peningkatan produktivitas yang bisa didapatkan perusahaan dan karyawan.

Nggak perlu sewa tempat luas2, buang ongkos dan waktu di jalan, polusi. Dan secara alami akan keliatan dan tereliminasi kok siapa yang bener2 kerja dan mampu, dan siapa yang magabut. Mungkin dibanding bayarin 5 org yang kapasitas produksi rata2nya 70% bisa bisa bayar 2 orang aja yang produktivitasnya 85% ?

Soalnya, nggak ada yang bisa menyanggah bahwa kita akan memasuki era baru dunia setelah wabah ini. Nggak akan “normal” kembali. Kita nggak tau ini akan berlangsung berapa lama dan gimana bentuknya ke depannya.

Mau terus berdebat dengan kenyataan, keukeuh pegangan ke masa lalu, atau curi start, move on, dan melaju?

Also published on Medium.